stpdnrangkasbitung.ac.id

Pendahuluan

Formulir survei adalah alat penting untuk mengumpulkan data dan umpan balik. Meskipun banyak platform survei digital tersedia, membuat formulir survei manual di Microsoft Word tetap menjadi pilihan yang relevan, terutama ketika akses internet terbatas atau preferensi untuk pengumpulan data fisik lebih diutamakan. Artikel ini akan memandu Anda melalui proses langkah demi langkah untuk membuat formulir survei manual yang efektif dan profesional di Word.

Outline Artikel

1. Persiapan Awal: Merencanakan Survei Anda
   • Menentukan Tujuan Survei
   • Mengidentifikasi Target Responden
   • Menentukan Jenis Pertanyaan
2. Membuat Template Formulir di Word
   • Membuka Dokumen Baru dan Mengatur Tata Letak
   • Menambahkan Judul dan Deskripsi Survei
   • Membuat Bagian-Bagian Survei
3. Jenis Pertanyaan dan Cara Membuatnya di Word
   • Pertanyaan Pilihan Ganda (Multiple Choice)
   • Pertanyaan Skala Likert
   • Pertanyaan Kotak Centang (Checkboxes)
   • Pertanyaan Isian Singkat (Short Answer)
   • Pertanyaan Esai (Essay)
4. Memformat Formulir Survei Agar Profesional
   • Menggunakan Font yang Mudah Dibaca
   • Mengatur Ukuran Font dan Spasi
   • Menambahkan Garis dan Kotak
   • Menggunakan Warna Secara Bijak
5. Menambahkan Instruksi yang Jelas
   • Instruksi Umum untuk Mengisi Formulir
   • Instruksi Khusus untuk Setiap Jenis Pertanyaan
6. Menguji dan Menyempurnakan Formulir Survei
   • Menguji Formulir dengan Responden Uji
   • Merevisi Formulir Berdasarkan Umpan Balik
7. Distribusi dan Pengumpulan Data
   • Mencetak Formulir Survei
   • Mengumpulkan Formulir yang Sudah Diisi
   • Memasukkan Data ke dalam Spreadsheet
8. Tips Tambahan untuk Membuat Formulir Survei yang Efektif
   • Menjaga Pertanyaan Tetap Singkat dan Jelas
   • Menghindari Pertanyaan yang Bias
   • Memastikan Anonimitas dan Kerahasiaan
   • Menawarkan Insentif (Opsional)
9. Kesimpulan

Isi Artikel

1. Persiapan Awal: Merencanakan Survei Anda

Sebelum Anda mulai membuka Word dan membuat formulir, luangkan waktu untuk merencanakan survei Anda dengan matang. Perencanaan yang baik akan memastikan bahwa survei Anda efektif dan menghasilkan data yang berguna.

• Menentukan Tujuan Survei: Apa yang ingin Anda capai dengan survei ini? Apakah Anda ingin mengukur kepuasan pelanggan, mengidentifikasi kebutuhan pasar, atau mengevaluasi efektivitas suatu program? Tujuan yang jelas akan membantu Anda memfokuskan pertanyaan dan menganalisis data dengan lebih baik. Contohnya, jika tujuan Anda adalah mengukur kepuasan pelanggan terhadap layanan pelanggan, maka pertanyaan-pertanyaan Anda harus fokus pada aspek-aspek seperti kecepatan respons, keramahan, dan kemampuan menyelesaikan masalah.

• Mengidentifikasi Target Responden: Siapa yang akan mengisi survei ini? Apakah mereka pelanggan Anda, karyawan Anda, atau masyarakat umum? Memahami karakteristik target responden akan membantu Anda menyesuaikan bahasa dan gaya pertanyaan agar sesuai dengan tingkat pemahaman dan minat mereka. Misalnya, jika target responden Anda adalah remaja, Anda dapat menggunakan bahasa yang lebih kasual dan pertanyaan yang lebih menarik secara visual.

• Menentukan Jenis Pertanyaan: Ada berbagai jenis pertanyaan yang dapat Anda gunakan dalam survei, masing-masing dengan kelebihan dan kekurangan. Pilihlah jenis pertanyaan yang paling sesuai dengan tujuan survei dan karakteristik target responden Anda. Beberapa jenis pertanyaan yang umum meliputi pilihan ganda, skala Likert, kotak centang, isian singkat, dan esai. (Akan dibahas lebih detail di bagian selanjutnya).

2. Membuat Template Formulir di Word

Setelah Anda merencanakan survei, saatnya untuk membuat template formulir di Word.

• Membuka Dokumen Baru dan Mengatur Tata Letak: Buka Microsoft Word dan buat dokumen baru. Atur margin halaman sesuai preferensi Anda (misalnya, margin normal atau sempit). Pertimbangkan untuk menggunakan orientasi portrait atau landscape tergantung pada jumlah pertanyaan dan panjangnya teks.

• Menambahkan Judul dan Deskripsi Survei: Di bagian atas dokumen, tambahkan judul survei yang jelas dan ringkas. Di bawah judul, tambahkan deskripsi singkat yang menjelaskan tujuan survei dan perkiraan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikannya. Pastikan deskripsi tersebut informatif dan menarik minat responden untuk berpartisipasi. Contoh:

  **Survei Kepuasan Pelanggan Terhadap Layanan Pelanggan**
  
  Terima kasih atas partisipasi Anda dalam survei ini. Tujuan kami adalah untuk meningkatkan kualitas layanan pelanggan kami. Survei ini akan memakan waktu sekitar 5 menit. Jawaban Anda bersifat rahasia dan akan digunakan untuk keperluan peningkatan layanan.

• Membuat Bagian-Bagian Survei: Jika survei Anda mencakup beberapa topik yang berbeda, pertimbangkan untuk membaginya menjadi beberapa bagian. Setiap bagian harus memiliki judul yang jelas dan ringkas. Ini akan membantu responden memahami struktur survei dan menjawab pertanyaan dengan lebih terfokus. Contoh:

  **Bagian 1: Pengalaman Anda dengan Layanan Pelanggan**
  **Bagian 2: Penilaian Terhadap Kualitas Produk**
  **Bagian 3: Saran dan Masukan**

3. Jenis Pertanyaan dan Cara Membuatnya di Word

Berikut adalah beberapa jenis pertanyaan yang umum digunakan dalam survei dan cara membuatnya di Word:

• Pertanyaan Pilihan Ganda (Multiple Choice): Jenis pertanyaan ini menawarkan beberapa pilihan jawaban kepada responden, dan mereka harus memilih salah satu dari pilihan tersebut.

  • Cara Membuat di Word: Ketik pertanyaan diikuti oleh daftar pilihan jawaban. Gunakan simbol bullet (•) atau angka untuk menandai setiap pilihan.

    Seberapa puas Anda dengan layanan pelanggan kami?
    • Sangat Puas
    • Puas
    • Netral
    • Tidak Puas
    • Sangat Tidak Puas

• Pertanyaan Skala Likert: Jenis pertanyaan ini digunakan untuk mengukur sikap atau pendapat responden terhadap suatu pernyataan. Biasanya menggunakan skala dengan beberapa tingkatan, seperti "Sangat Setuju," "Setuju," "Netral," "Tidak Setuju," dan "Sangat Tidak Setuju."

  • Cara Membuat di Word: Ketik pernyataan diikuti oleh skala Likert. Anda dapat menggunakan tabel untuk memformat skala dengan rapi.

    Pernyataan: Layanan pelanggan kami responsif terhadap kebutuhan saya.
    
    Sangat Setuju  Setuju  Netral  Tidak Setuju  Sangat Tidak Setuju
    ☐              ☐       ☐       ☐              ☐

    Gunakan simbol kotak (☐) untuk mewakili pilihan jawaban. Anda dapat menyisipkan simbol ini melalui menu "Insert" > "Symbol".

• Pertanyaan Kotak Centang (Checkboxes): Jenis pertanyaan ini memungkinkan responden untuk memilih lebih dari satu jawaban dari daftar pilihan yang disediakan.

  • Cara Membuat di Word: Ketik pertanyaan diikuti oleh daftar pilihan jawaban. Gunakan simbol kotak (☐) di depan setiap pilihan.

    Fitur apa saja yang paling Anda sukai dari produk kami? (Pilih semua yang berlaku)
    ☐ Kemudahan Penggunaan
    ☐ Fitur Lengkap
    ☐ Harga Terjangkau
    ☐ Desain Menarik

• Pertanyaan Isian Singkat (Short Answer): Jenis pertanyaan ini meminta responden untuk memberikan jawaban singkat dan ringkas dalam bentuk teks.

  • Cara Membuat di Word: Ketik pertanyaan diikuti oleh garis bawah atau kotak teks sebagai tempat responden menulis jawaban.

    Apa saran Anda untuk meningkatkan layanan pelanggan kami?
    
    ______________________________________________________

    Anda dapat membuat garis bawah dengan menekan tombol "Shift" dan tanda hubung (-) beberapa kali. Untuk membuat kotak teks, gunakan menu "Insert" > "Shapes" > "Rectangle" dan hapus garis tepinya.

• Pertanyaan Esai (Essay): Jenis pertanyaan ini meminta responden untuk memberikan jawaban yang lebih panjang dan mendalam dalam bentuk teks.

  • Cara Membuat di Word: Ketik pertanyaan diikuti oleh ruang kosong yang cukup luas untuk responden menulis jawaban.

    Jelaskan pengalaman Anda menggunakan produk kami secara rinci.
    
    ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

4. Memformat Formulir Survei Agar Profesional

Format formulir survei Anda agar terlihat profesional dan mudah dibaca.

• Menggunakan Font yang Mudah Dibaca: Pilih font yang jelas dan mudah dibaca, seperti Arial, Calibri, atau Times New Roman.

• Mengatur Ukuran Font dan Spasi: Gunakan ukuran font yang cukup besar (misalnya, 12 atau 14 poin) dan atur spasi baris yang memadai (misalnya, 1.15 atau 1.5) agar teks mudah dibaca.

• Menambahkan Garis dan Kotak: Gunakan garis dan kotak untuk memisahkan bagian-bagian survei dan mempermudah responden dalam menandai jawaban.

• Menggunakan Warna Secara Bijak: Gunakan warna secara bijak untuk menyoroti judul atau bagian penting. Hindari menggunakan terlalu banyak warna karena dapat membuat formulir terlihat berantakan dan sulit dibaca.

5. Menambahkan Instruksi yang Jelas

Berikan instruksi yang jelas dan ringkas tentang cara mengisi formulir survei.

• Instruksi Umum untuk Mengisi Formulir: Letakkan instruksi umum di bagian awal formulir. Contoh: "Silakan baca setiap pertanyaan dengan seksama dan berikan jawaban yang paling sesuai dengan pendapat Anda."

• Instruksi Khusus untuk Setiap Jenis Pertanyaan: Berikan instruksi khusus untuk setiap jenis pertanyaan jika diperlukan. Misalnya, untuk pertanyaan pilihan ganda, instruksikan responden untuk memilih satu jawaban yang paling tepat. Untuk pertanyaan kotak centang, instruksikan responden untuk memilih semua jawaban yang berlaku.

6. Menguji dan Menyempurnakan Formulir Survei

Setelah Anda membuat formulir survei, uji coba dengan beberapa responden uji untuk mengidentifikasi masalah atau kebingungan.

• Menguji Formulir dengan Responden Uji: Mintalah responden uji untuk mengisi formulir dan memberikan umpan balik tentang kejelasan pertanyaan, kemudahan pengisian, dan tata letak formulir.

• Merevisi Formulir Berdasarkan Umpan Balik: Berdasarkan umpan balik yang Anda terima, revisi formulir Anda untuk memperbaiki masalah atau kebingungan yang mungkin timbul.

7. Distribusi dan Pengumpulan Data

Setelah formulir survei disempurnakan, Anda dapat mendistribusikannya kepada target responden.

• Mencetak Formulir Survei: Cetak formulir survei dalam jumlah yang cukup untuk didistribusikan kepada semua responden. Pastikan kualitas cetakan baik agar formulir mudah dibaca.

• Mengumpulkan Formulir yang Sudah Diisi: Kumpulkan formulir yang sudah diisi dari responden. Tentukan tenggat waktu pengumpulan agar Anda dapat mulai menganalisis data tepat waktu.

• Memasukkan Data ke dalam Spreadsheet: Setelah semua formulir terkumpul, masukkan data dari setiap formulir ke dalam spreadsheet (misalnya, Microsoft Excel atau Google Sheets). Ini akan memudahkan Anda dalam menganalisis data dan membuat laporan.

8. Tips Tambahan untuk Membuat Formulir Survei yang Efektif

• Menjaga Pertanyaan Tetap Singkat dan Jelas: Hindari pertanyaan yang panjang dan berbelit-belit. Gunakan bahasa yang sederhana dan mudah dipahami oleh semua responden.

• Menghindari Pertanyaan yang Bias: Hindari pertanyaan yang mengarahkan responden untuk memberikan jawaban tertentu. Pertanyaan harus netral dan tidak memihak.

• Memastikan Anonimitas dan Kerahasiaan: Jamin anonimitas dan kerahasiaan jawaban responden. Ini akan mendorong mereka untuk memberikan jawaban yang jujur dan akurat.

• Menawarkan Insentif (Opsional): Pertimbangkan untuk menawarkan insentif kepada responden sebagai imbalan atas partisipasi mereka. Insentif dapat berupa hadiah kecil, diskon, atau undian berhadiah.

9. Kesimpulan

Membuat formulir survei manual di Word membutuhkan perencanaan dan perhatian terhadap detail. Dengan mengikuti langkah-langkah yang dijelaskan dalam artikel ini, Anda dapat membuat formulir survei yang efektif dan profesional untuk mengumpulkan data dan umpan balik yang berharga. Ingatlah untuk selalu menguji formulir Anda sebelum mendistribusikannya dan merevisinya berdasarkan umpan balik yang Anda terima. Selamat mencoba!