Pendahuluan
Microsoft Word 2016 menawarkan fitur label vendor yang sangat berguna untuk berbagai keperluan, mulai dari pengiriman surat massal hingga pembuatan label produk. Fitur ini memungkinkan Anda mencetak informasi kontak, alamat, atau detail lainnya secara efisien pada label dengan berbagai ukuran dan format. Namun, seringkali pengaturan default label vendor tidak sesuai dengan kebutuhan spesifik Anda. Artikel ini akan memberikan panduan lengkap tentang cara mengubah pengaturan pada label vendor di Word 2016, sehingga Anda dapat menghasilkan label yang sesuai dengan preferensi dan persyaratan Anda.
I. Memahami Fitur Label Vendor di Word 2016
Sebelum membahas lebih jauh tentang kustomisasi, penting untuk memahami dasar-dasar fitur label vendor di Word 2016. Fitur ini terintegrasi dengan fitur Mail Merge, yang memungkinkan Anda menggabungkan data dari sumber eksternal (seperti file Excel atau database Access) ke dalam dokumen Word, termasuk label.
- Mail Merge: Proses menggabungkan data dari sumber data dengan dokumen utama (dalam hal ini, template label) untuk menghasilkan serangkaian dokumen yang dipersonalisasi.
- Sumber Data: File yang berisi informasi yang akan dimasukkan ke dalam label, seperti nama, alamat, nomor telepon, dan lain-lain.
- Template Label: Dokumen Word yang berisi tata letak dan placeholder untuk data yang akan diimpor dari sumber data.
II. Langkah-Langkah Dasar Membuat Label Vendor
Berikut adalah langkah-langkah dasar untuk membuat label vendor di Word 2016 sebelum kita masuk ke bagian kustomisasi:
- Buka Microsoft Word 2016: Luncurkan aplikasi Word pada komputer Anda.
- Buka Tab "Mailings": Klik tab "Mailings" pada ribbon di bagian atas layar.
- Klik "Start Mail Merge": Pada grup "Start Mail Merge", klik tombol "Start Mail Merge".
- Pilih "Labels": Dari menu drop-down, pilih opsi "Labels".
- Pilih Vendor Label: Jendela "Label Options" akan muncul. Di sini, Anda dapat memilih vendor label dan nomor produk yang sesuai dengan label fisik yang Anda gunakan.
- Pilih Vendor: Pilih vendor label dari daftar drop-down "Label vendors". Vendor label adalah perusahaan yang memproduksi label fisik.
- Pilih Nomor Produk: Pilih nomor produk yang sesuai dengan label fisik yang Anda gunakan dari daftar di bawah vendor. Nomor produk biasanya tercetak pada kemasan label.
- Klik "OK": Setelah memilih vendor dan nomor produk yang tepat, klik tombol "OK". Word akan membuat dokumen baru dengan tata letak label sesuai dengan pilihan Anda.
III. Kustomisasi Pengaturan Label Vendor
Setelah Anda membuat dokumen label dasar, Anda dapat mulai menyesuaikan pengaturannya agar sesuai dengan kebutuhan Anda. Berikut adalah beberapa aspek yang dapat Anda kustomisasi:
A. Mengubah Ukuran dan Tata Letak Label
Jika ukuran atau tata letak label yang dipilih secara default tidak sesuai, Anda dapat mengubahnya secara manual.
- Buka Jendela "Label Options": Kembali ke tab "Mailings" dan klik "Start Mail Merge" > "Labels". Atau, jika dokumen label sudah dibuat, Anda bisa mengklik "Mailings" > "Labels" > "Update Labels" (untuk menerapkan perubahan ke semua label).
- Klik "New Label…": Di jendela "Label Options", klik tombol "New Label…". Jendela "Label Details" akan muncul.
- Sesuaikan Pengaturan: Di jendela "Label Details", Anda dapat menyesuaikan pengaturan berikut:
- Top margin: Jarak antara tepi atas kertas dan baris pertama label.
- Side margin: Jarak antara tepi kiri kertas dan kolom pertama label.
- Vertical pitch: Jarak antara tepi atas satu label dan tepi atas label berikutnya dalam kolom yang sama.
- Horizontal pitch: Jarak antara tepi kiri satu label dan tepi kiri label berikutnya dalam baris yang sama.
- Label width: Lebar setiap label.
- Label height: Tinggi setiap label.
- Number across: Jumlah label dalam satu baris.
- Number down: Jumlah label dalam satu kolom.
- Pratinjau dan Simpan: Setelah menyesuaikan pengaturan, perhatikan pratinjau di sisi kanan jendela untuk memastikan tata letak sesuai dengan yang Anda inginkan. Beri nama untuk label baru ini, lalu klik "OK" untuk menyimpan pengaturan dan kembali ke jendela "Label Options". Anda sekarang dapat memilih label baru yang Anda buat.
B. Mengubah Font dan Ukuran Teks
Anda dapat mengubah font, ukuran, dan gaya teks pada label untuk memastikan keterbacaan dan estetika.
- Pilih Placeholder Teks: Pilih placeholder teks di dalam salah satu sel label. Placeholder teks biasanya berupa "<
>" atau field name lainnya. - Buka Tab "Home": Klik tab "Home" pada ribbon.
- Ubah Font dan Ukuran: Gunakan opsi di grup "Font" untuk mengubah font, ukuran, gaya (bold, italic, underline), dan warna teks.
- Sinkronkan Perubahan: Setelah Anda mengubah font dan ukuran pada satu label, Anda dapat menyinkronkan perubahan ke semua label dengan cara berikut:
- Kembali ke tab "Mailings".
- Klik "Update Labels" di grup "Write & Insert Fields". Ini akan menyalin format dari label yang dipilih ke semua label lainnya.
C. Menambahkan Logo atau Gambar
Anda dapat menambahkan logo atau gambar ke label untuk branding atau tujuan visual lainnya.
- Sisipkan Gambar: Di dalam salah satu sel label, klik "Insert" > "Pictures". Pilih gambar dari komputer Anda dan klik "Insert".
- Ubah Ukuran dan Posisikan Gambar: Ubah ukuran gambar dengan menyeret sudut-sudutnya. Posisikan gambar di tempat yang Anda inginkan di dalam label.
- Sinkronkan Perubahan: Seperti halnya perubahan font, Anda perlu menyinkronkan perubahan gambar ke semua label. Sayangnya, fitur "Update Labels" tidak selalu bekerja dengan baik untuk gambar. Solusinya adalah dengan menyalin (Ctrl+C) gambar dari label yang sudah diedit, lalu menempelkannya (Ctrl+V) ke setiap label lainnya. Ini mungkin sedikit memakan waktu, terutama jika Anda memiliki banyak label.
D. Menambahkan Border dan Shading
Anda dapat menambahkan border dan shading ke label untuk membuatnya lebih menonjol.
- Pilih Sel Label: Pilih sel label yang ingin Anda tambahkan border atau shading.
- Buka Tab "Design" (di bawah "Table Tools"): Klik tab "Design" yang muncul di bawah "Table Tools" saat Anda memilih sel tabel.
- Tambahkan Border: Gunakan opsi di grup "Borders" untuk menambahkan border ke sel label. Anda dapat memilih jenis garis, ketebalan garis, dan warna garis.
- Tambahkan Shading: Gunakan opsi di grup "Shading" untuk menambahkan warna latar belakang ke sel label.
- Sinkronkan Perubahan: Seperti halnya gambar, fitur "Update Labels" tidak selalu bekerja dengan baik untuk border dan shading. Anda mungkin perlu menyalin format dari satu label ke label lainnya menggunakan fitur "Format Painter" (ikon kuas di tab "Home") atau dengan menyalin dan menempelkan seluruh tabel.
IV. Tips Tambahan
- Gunakan Pratinjau: Selalu gunakan fitur pratinjau (Mailings > Preview Results) untuk melihat bagaimana label Anda akan terlihat sebelum mencetaknya.
- Cetak Uji: Cetak beberapa label uji pada kertas biasa sebelum mencetak pada lembaran label yang sebenarnya. Ini akan membantu Anda memastikan bahwa tata letak, font, dan gambar sesuai dengan yang Anda inginkan, dan bahwa label tercetak dengan benar pada lembaran label.
- Simpan Template: Simpan template label Anda setelah Anda selesai menyesuaikannya. Ini akan memudahkan Anda untuk membuat label serupa di masa mendatang.
Kesimpulan
Dengan mengikuti panduan ini, Anda dapat dengan mudah mengubah pengaturan pada label vendor di Word 2016 untuk memenuhi kebutuhan spesifik Anda. Kustomisasi label memungkinkan Anda untuk menciptakan label yang profesional, informatif, dan sesuai dengan identitas merek Anda. Luangkan waktu untuk bereksperimen dengan berbagai pengaturan dan temukan kombinasi yang paling sesuai dengan preferensi dan persyaratan Anda. Dengan sedikit latihan, Anda akan menjadi ahli dalam membuat label vendor yang sempurna di Word 2016.